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CARTA SOLDO

La recensione

Carta Soldo è la soluzione ideale a cui si può ricorrere per la gestione delle spese aziendali.

Essa si basa su un controllo centralizzato dei pagamenti che vengono eseguiti con carta non solo per gli acquisti aziendali ma anche per le spese di trasferta, senza dimenticare i costi per il carburante.

In un conto finanziario solo è possibile gestire le spese di tutti i dipartimenti e di tutti i dipendenti, ma è davvero ampio il ventaglio di operazioni che si possono compiere: per esempio la definizione dei budget e dei relativi limiti, ma anche l'autorizzazione per l'esecuzione di pagamenti.

Con Carta Soldo, inoltre, si ha la possibilità di creare report integrati con la contabilità.

Come funziona Carta Soldo

Attraverso questo sistema c'è l'opportunità di riprodurre la struttura aziendale: per ogni dipendente e per ogni consulente viene creato un utente diverso, e a ciascuno di essi sono attribuite le carte per le spese.

Il saldo può essere monitorato e tenuto sotto controllo in qualsiasi momento attraverso una specifica app, ma la sicurezza è garantita anche dalla possibilità di archiviare tutte le ricevute e di conservare i dettagli relativi alle transazioni.

Quando i dipartimenti sono impegnati nella gestione degli acquisti, sia su Internet che nei negozi, possono fare riferimento ai centri di spesa.

Il controllo di spesa e la distribuzione dei fondi

Un altro dei tratti peculiari di Carta Soldo è costituito dalla distribuzione dei fondi: il gestore, infatti, può stabilire a chi concedere l'accesso alle risorse economiche aziendali.

I fondi, in caso di necessità, possono essere trasferiti in maniera immediata e senza alcuna spesa nei wallet degli utenti o, a seconda delle circostanze, dei centri di spesa.

Una volta che sono stati definiti i budget e le soglie da non superare, il monitoraggio può essere effettuato sulla base di regole di spesa dettagliate.

E non è tutto, perché è prevista anche la possibilità di disabilitare o abilitare le varie carte nel caso in cui ciò si rivelasse indispensabile. 

Che cosa sono i centri di spesa

I centri di spesa sono finalizzati a gestire quelle spese che non dipendono da un singolo utente ma riguardano un gruppo di dipendenti o un dipartimento intero.

Si può ricorrere a un centro di spesa, per esempio, per la gestione degli abbonamenti ai vari software che vengono usati in azienda, così come per gli acquisti per la cancelleria dell'ufficio o ancora per le spese di web marketing. 

La gestione delle spese

Se si ha la necessità di farlo, quindi, è possibile esportare i dati in altri processi amministrativi o verso sistemi differenti, allo scopo di rendere più facile la gestione e la riconciliazione delle spese.

Una volta che l'account Soldo è stato collegato con il sistema di gestione delle note spese o con il programma di contabilità che si è abituati a utilizzare, la semplificazione risulta evidente.

 

Perché scegliere Carta Soldo

Le carte prepagate business Soldo fanno parte del circuito Mastercard e basano il proprio funzionamento su una piattaforma davvero semplice da utilizzare, anche per il suo carattere intuitivo: essa consente di gestire numerose carte per tutte le spese a cui si deve far fronte in azienda.

I wallet permettono di distribuire le risorse e di autorizzare i pagamenti, ovviamente non oltre la cifra a disposizione.

I centri di spesa possono essere configurati a seconda delle esigenze aziendali, e a ogni wallet possono essere assegnate una o più carte.

Quella che viene proposta è una piattaforma multi-valuta, nel senso che il conto è disponibile, oltre che in euro, in dollari americani e in sterline britanniche; lo stesso dicasi per le carte e i wallet.

Le valute possono essere convertite in tempo reale direttamente dal proprio account beneficiando di prezzi più vantaggiosi rispetto a quelli con cui si avrebbe a che fare se si facesse riferimento ai tassi delle banche tradizionali.

Per le transazioni in valuta sono previste commissioni pari allo 0.5%.

Tracciare le spese e creare report

Tutte le spese sono tracciate, il che vuol dire che possono essere monitorate in qualsiasi momento in tempo reale.

Ciò è possibile anche grazie al sistema di invio e ricezione delle notifiche previste per tutte le transazioni, ma anche per i pagamenti negati e per i rimborsi effettuati.

L'app può essere sfruttata per controllare il saldo e per scattare foto alle ricevute, così che le immagini possano essere inoltrate subito all'amministrazione; volendo è possibile anche aggiungere tag alle spese.

Queste ultime possono essere analizzate sulla base dei dati archiviati, anche al fine di creare report.

L'andamento dei flussi di spesa dei diversi dipartimenti può essere sempre verificato, grazie a un ampio ventaglio di opportunità: per esempio la creazione di aggregati per tipo o per centro di spesa, oppure la ricerca filtrata delle transazioni.

I dati possono essere esportati, per eventuali nuove elaborazioni, nel formato che si desidera, e i report possono comprendere una copia delle ricevute.

Le carte per i dipendenti

A ogni dipendente può essere assegnata una carta nominale, che potrà essere utilizzata per gli acquisti aziendali.

Le carte Soldo, poiché si basano sul circuito Mastercard, sono accettate in tutto il mondo da milioni e milioni di esercizi commerciali; esse sono munite della tecnologia Chip & Pin o contactless.

Per ordinare le carte è sufficiente recarsi nella web console e seguire la procedura indicata; nel giro di pochi giorni le carte verranno consegnate al recapito specificato.

Non c'è bisogno di aspettare, invece, per iniziare a usare le carte virtuali, che una volta create sono subito attive e possono già essere adoperate.

Le carte per i centri spesa

Per quel che riguarda i centri spesa, sono previsti limiti di spesa alti che, in ogni caso, possono essere modificati quando si vuole, in caso di necessità; le soglie, tuttavia, sono concepite e stabilite per assecondare le esigenze tipiche delle aziende, che in genere presuppongono volumi di acquisti abbastanza consistenti.

Le carte di plastica sono destinate ai pagamenti POS, mentre per le spese online vengono create delle carte virtuali, che vengono intestate ai dipartimenti; affinché i dipendenti possano usarle per pagare le spese aziendali, però, è necessario che essi siano autorizzati.

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